Có giá trị như bản chính

Theo báo cáo của Cục Hộ tịch, Quốc tịch, chứng thực, một số địa phương và tổ chức công chứng vẫn đang để xảy ra tình trạng chứng thực bản sao một cách tràn lan, ồ ạt, không theo đúng quy định pháp luật. Tình trạng lạm dụng văn bản công chứng, sử dụng bản sao chứng thực thay cho bản chính giấy tờ khác,… Từ hạn chế của công tác công chứng, thời gian qua Chính phủ và các ban ngành liên quan đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chứng thực giấy tờ trên phạm vi cả nước.

Theo đó, từ ngày 1/7/2020, dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ triển khai đồng loạt trên toàn quốc.

Cụ thể, Nghị định 45/2020 quy định, thay vì cấp bản sao bằng giấy thì tổ chức, cá nhân có thể yêu cầu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo 2 cách: Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.

Với trường hợp cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu.

Trường hợp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, người dân, doanh nghiệp xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính và sử dụng dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính trên Cổng dịch vụ công Quốc gia để nhập lời chứng, ký số, đóng dấu theo thẩm quyền và trả kết quả. Người dân, doanh nghiệp nhận bản chứng thực điện tử có đầy đủ lời chứng, chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền tại tài khoản của mình trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (kho quản lý dữ liệu điện tử) hoặc email trong trường hợp chưa có tài khoản. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).

Người dân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính có sử dụng bản sao điện tử được chứng thực chỉ cần dẫn tài liệu từ kho quản lý dữ liệu điện tử hoặc đăng tải file đã nhận. Cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính chính xác, toàn vẹn qua ứng dụng trên hệ thống.

Ngoài ra, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực, xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay.

Không cản trở lựa chọn của người dân

Nghị định 45/2020 cũng nêu rõ, các cán bộ, công chức, viên chức không được cản trở lựa chọn phương thức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử của người dân, doanh nghiệp.

Các cán bộ, công chức cũng không yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp giấy tờ, tài liệu bằng văn bản giấy để xác minh, kiểm tra đối với các thành phần hồ sơ đã được ký số và ghi nhận tính pháp lý trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; Can thiệp trái phép vào quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, bao gồm: Truyền, thu thập, xử lý, gửi hoặc thông báo kết quả xử lý hồ sơ, giao dịch thanh toán; can thiệp trái phép, làm sai lệch dữ liệu hồ sơ, giao dịch thanh toán, kết quả xử lý thủ tục hành chính; tiết lộ thông tin, sao chép dữ liệu trái thẩm quyền; Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt, sử dụng trái phép danh tính điện tử của tổ chức, cá nhân, cơ quan có thẩm quyền; Các hành vi bị cấm khác của pháp luật có liên quan đến hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường điện tử.

Các cơ quan thực hiện toàn bộ quy trình cấp bản sao chứng thực từ bản chính trên hệ thống Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bảo đảm bản sao chứng thực được cấp ra có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức.

Bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng lại nhiều lần. Cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao điện tử đã chứng thực có thể dễ dàng kiểm tra tính toàn vẹn, chính xác để giải quyết cho thủ tục tiếp theo. Việc này góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí cho người dân, tổ chức.

Ông Ngô Hải Phan - Cục trưởng Cục Kiểm soát thủ tục hành chính cho biết, theo số liệu thống kê của Bộ Tư pháp, trong năm 2019, số lượng bản sao chứng thực được thực hiện là trên 102 triệu bản, nếu sử dụng lại được 30% kết quả chứng thực, chi phí xã hội tiết kiệm được là 428,4 tỷ đồng/năm. Đây là con số rất lớn, góp phần giảm thiểu sự lãng phí trong công tác công chứng giấy tờ đang có nhiều bất cập như hiện nay.

Với hơn 1.000 tổ chức hành nghề công chức trực thuộc, Hiệp hội Công chứng Việt Nam cho biết Hiệp hội ủng hộ Nghị định này. Hiệp hội cũng sẽ tiếp tục có những trao đổi, đóng góp hiệu quả vào triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

Nhật Linh