Thói quen khó bỏ

Theo Quyết định 199/2018 của Thủ tướng về phương án đơn giản hóa đối với nhóm thủ tục hành chính (có hiệu lực từ tháng 2/2018), trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, khi nộp hồ sơ trực tiếp, người dân có thể lựa chọn một trong những cách thức như: Nộp bản sao từ sổ gốc; bản sao và đối chiếu bản chính; bản sao có chứng thực. Trong trường hợp nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu điện, người dân mới phải cung cấp cho cơ quan chức năng bản sao giấy tờ có chứng thực.

Điển hình như, nhóm thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực sở hữu trí tuệ, thủ tục yêu cầu sửa đổi văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp được đơn giản hóa gồm: Tài liệu xác nhận việc thay đổi tên, địa chỉ (Quyết định đổi tên, địa chỉ; Giấy phép đăng lý kinh doanh có ghi nhận việc thay đổi tên, địa chỉ); các tài liệu pháp lý khác chứng minh việc thay đổi tên, địa chỉ (nếu nội dung yêu cầu sửa lại tên, địa chỉ).

Tuy nhiên, hiện nay nhiều người dân, doanh nghiệp và một số đơn vị chính quyền vẫn còn thói quen sao y các giấy tờ từ bản chính để làm các thủ tục hành chính, đất đai, nhập học hoặc xin việc. Thực tế, rất nhiều đơn vị khi tiếp nhận hồ sơ không chỉ yêu cầu bản sao có chứng thực mà còn đưa ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực là 6 tháng. Quá thời hạn này thì không tiếp nhận hồ sơ mà yêu cầu chứng thực bản sao lại.

Nhắc tới việc công chứng giấy tờ, những sinh viên mới ra trường hoặc người trong thời gian đi tìm việc sẽ ám ảnh không quên. Các đơn vị tuyển dụng thường yêu cầu từ bằng tốt nghiệp, chứng chỉ các loại cho tới sơ yếu lý lịch, hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khám sức khỏe,… Tất cả đều phải sao y bản chính, thời hạn từ 3 - 6 tháng, đặc biệt là tại một số cơ quan nhà nước.

Anh Lý Văn Tuấn (Phường 9, Quận 8, TP.HCM) cho biết, anh đi công chứng giấy tờ xin việc ở UBND phường nhưng được khuyến khích nộp bản photo và đối chiếu bản chính. Tuy nhiên, khi nộp hồ sơ tại nơi làm việc, người tiếp nhận lại trả hồ sơ và yêu cầu phải chứng thực các giấy tờ có liên quan, có thời hạn trong vòng 6 tháng. Chính những yêu cầu máy móc, thậm chí trái luật của các cơ quan, tổ chức đẩy người dân đến việc phòng xa. Mỗi lần sao y là một lần tốn thời gian, tiền bạc nên mang tâm lý “thừa còn hơn thiếu”, làm thành nhiều bản để phòng dư.

Một cán bộ tại bộ phận một cửa xã Ia Tô (huyện Ia Grai, tỉnh Gia Lai) cho biết, thói quen photo công chứng để dành của người dân đã “ăn” sâu từ lâu. Xã luôn trong tình trạng quá tải, thường xuyên phải có chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký sao y cho người dân. Sau này, trên địa bàn huyện có một đơn vị công chứng bên ngoài, xã có hướng dẫn người dân nếu muốn có thể đến văn phòng công chứng để làm. Tuy nhiên đặc thù địa hình của xã cách khá xa trung tâm thị trấn, vì thế người dân vẫn đến UBND xã để làm, mỗi lần đến là một chồng hồ sơ.

Quy định dở khóc dở cười

Từ nhu cầu chứng thực bản sao, hàng loạt văn phòng công chứng được mở ra mới mục đích giảm tải thủ tục hành chính cho chính quyền các địa phương, thuận tiện cho người dân. Tuy nhiên theo khảo sát, nhiều trường hợp rơi vào tình trạng “dở khóc dở cười” vì các văn phòng công chứng và chính quyền địa phương làm việc không đồng nhất.

Một số cán bộ tư pháp cấp xã, phường hiểu và vận dụng các quy định của pháp luật về hộ tịch còn hạn chế, nhất là việc cấp và xác nhận tình trạng hôn nhân, gây khó khăn khi thực hiện giao dịch công chứng.

Cụ thể, pháp luật quy định giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thời hạn sử dụng 6 tháng trong khi việc xác lập tài sản được thực hiện sau khi làm giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Muốn xác định tài sản đó là chung hay riêng, các văn phòng công chứng thường yêu cầu khách hàng chứng minh tình trạng hôn nhân ngay thời điểm đó. Tuy nhiên, nhiều UBND cấp xã, phường lại không cấp lại khi còn thời hạn nên rất vướng khi thực hiện.

Điển hình, thời gian qua tại TP.HCM, dư luận nổi lên ý kiến trái chiều về việc các tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu người bán xe máy cũ phải có giấy chứng nhận độc thân hoặc phải có sự đồng ý của vợ, chồng. Anh Nguyễn Văn Lâm (Phường 5, quận Gò Vấp) kể: “Em trai tôi có xe máy mua trước khi cưới vợ, đến nay kẹt tiền nên muốn bán lại xe nhưng không công chứng được do không đủ 2 vợ chồng, ngày trước có xe ra phường chứng giấy là bán được, giờ thêm quy định không bán giá cao, phải bán rẻ vì không sang tên được”.

Theo bạn Trang - nhân viên một phòng công chứng ở Bình Thuận, người dân thường công chứng theo yêu cầu của một đơn vị hoặc các loại giấy tờ pháp luật bắt buộc phải công chứng. “Ví dụ khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất thì người dân bắt buộc phải công chứng. Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải công chứng mới có giá trị pháp lý. Trong khi đó, những hợp đồng thuê nhà hay thuê mặt bằng để kinh doanh thì không cần phải bắt buộc, hợp đồng vẫn có hiệu lực, hoặc việc mua bán tài sản như xe ô tô, xe máy từ chủ sở hữu là công ty qua cho cá nhân không cần phải công chứng. Hợp đồng chỉ cần 2 bên ký và công ty xuất hoá đơn là bên mua có thể sang tên được rồi”, Trang cho biết.

Tuy nhiên theo Trang, nếu việc bán tài sản là giữa cá nhân với nhau thì khi làm hợp đồng, chủ tài sản không có gia đình phải có thêm giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Nếu chủ tài sản có gia đình, tài sản được hình thành trong thời kỳ hôn nhân mà không có thoả thuận gì thì đó là tài sản chung của vợ chồng. Khi giao dịch phải có cả vợ chồng cùng ký kèm theo giấy kết hôn.

Về vấn đề này, trong báo cáo nhanh gửi Thủ tướng, UBND TP.HCM cho biết theo quy định của pháp luật, tài sản xe máy có được do vợ, chồng tạo ra trong thời kỳ hôn nhân về nguyên tắc được xem là tài sản chung của vợ, chồng. Việc mua bán, tặng cho xe máy (là tài sản chung) phải có sự thỏa thuận bằng văn bản của vợ, chồng. Trường hợp người bán xe máy có giấy tờ chứng minh tài sản riêng (do thừa kế, tặng cho, thỏa thuận chia tài sản chung, chứng minh tài sản trước khi kết hôn,…) thì được xem là tài sản riêng.

Do đó, việc tổ chức hành nghề công chứng đề nghị người bán xe máy xuất trình giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong hợp đồng, giao dịch mua bán xe máy khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng mua bán xe là có cơ sở pháp lý. Đồng thời, người bán (vợ, chồng) có nghĩa vụ chung phát sinh từ giao dịch về xe máy do vợ, chồng cùng xác lập.

Tuy nhiên, nhiều người cho rằng, quy định này chỉ phù hợp với các tài sản có giá trị cao như đất đai, nhà cửa,… Trong khi đó, xe máy cũ là tài sản có giá trị thấp, thậm chí không bằng giá tiền của một chiếc điện thoại hoặc tivi. Việc đòi hỏi thêm giấy tờ phiền phức sẽ khiến nhiều người không sang tên tài sản được, tốn thời gian, tiền bạc cho người dân.

Nhật Linh