Theo Sở TT&TT Thanh Hóa, hiện nay, nhu cầu trao đổi văn bản giữa các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước với các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội và các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh là rất lớn. Cùng địa bàn trong tỉnh các bên đã có hệ thống ứng dụng quản lý văn bản. 100% văn bản ở các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã đều thực hiện ký số. Tuy nhiên, việc trao đổi, gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan, đơn vị phải thực hiện in và gửi bản giấy qua đường bưu điện, fax… không thực hiện thông qua một hệ thống nào để việc giao nhận nhanh nhất, dẫn đến việc chuyển phát mất nhiều thời gian và tốn kém chi phí.
Nắm bắt tình hình thực tế trên, Sở TT&TT đã xây dựng giải pháp liên thông văn bản điện tử nhằm nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp uỷ, chính quyền trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá. Qua đó, từng bước thay đổi thói quen làm việc từ hành chính, giấy tờ sang điều hành, xử lý công việc trên môi trường mạng. Qua đó, góp phần công khai, minh bạch, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, đảm bảo việc giao nhận và luân chuyển văn bản gần như tức thời, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành trong các cơ quan nhà nước. Hướng tới phục vụ người dân, doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Thời gian vừa qua khi gửi, nhận văn bản của các Văn phòng đại diện, phóng viên thường trú báo chí trung ương tại Thanh Hóa đến các cơ quan quản lý nhà nước qua địa chỉ email cá nhân theo nhóm thường bị lỗi gây ảnh hưởng đến chế độ thông tin giữa các cơ quan báo chí và các cơ quan, ban ngành quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh. Để đảm bảo việc gửi nhận văn bản giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, Sở TT&TT thực hiện cấp tài khoản sử dụng trên phần mềm gửi nhận văn bản của tỉnh cho các Văn phòng đại diện, phóng viên thường trú báo chí trung ương tại Thanh Hóa. Để thực hiện ký số các văn bản, VNPT Thanh Hóa trao tặng chữ ký số công cộng cho các Văn phòng đại diện, phóng viên thường trú giúp cho quá trình ký chuyển văn bản một cách tối ưu nhất.
Theo đánh giá của Sở TT&TT: Đối với văn bản đi, sẽ giảm thiểu công tác in ấn, gửi bưu điện khi gửi văn bản ngoài đơn vị. Thông tin trao đổi với chính quyền địa phương nhanh chóng, tức thời, phát huy hiệu quả cao đối với những công văn có tính khẩn cấp.
Đối với văn bản đến, hiệu quả nhận thấy là hạn chế tiếp nhận văn bản qua đường bưu điện đến muộn, giúp cho vấn đề giải quyết công việc với chính quyền địa phương kịp thời ”, ông Quyết cho hay. “Việc triển khai giải pháp liên thông văn bản điện tử đã tháo gỡ được nút thắt trong chủ trương xây dựng chính quyền điện tử với cơ chế một cửa. Gia tăng tính thuận tiện trong trao đổi thông tin giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh với nhau".
Nguyễn Khang