Trong bối cảnh cải cách hành chính công ngày càng mạnh mẽ, việc đánh giá cán bộ, công chức luôn đóng vai trò then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và tinh thần làm việc của mỗi cá nhân.

Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ XIII đã thẳng thắn chỉ ra rằng khâu đánh giá cán bộ tuy đã có nhiều đổi mới, song vẫn tồn tại không ít trường hợp kết quả đánh giá chưa phản ánh đúng thực chất công việc, dẫn đến việc quy hoạch, sử dụng và đào tạo cán bộ thiếu hiệu quả, gây ra những hệ lụy tiêu cực như lãng phí nhân lực, triệt tiêu động lực đóng góp và thậm chí khuyến khích tâm lý cơ hội, gây “méo mó” đội ngũ công chức.

Để khắc phục tình trạng trên, chuyên gia Phan Điệp Đoàn, Admin HỌC THẦY ĐOÀN LÀ ĐỖ cho rằng xây dựng hệ thống chỉ số hiệu quả công việc (KPI) cho công chức theo vị trí việc làm là giải pháp mang tính đột phá, giúp lượng hóa khối lượng, chất lượng và hiệu quả công tác, đồng thời thúc đẩy sự minh bạch, công bằng và trách nhiệm.

Một trong những điểm nổi bật của mô hình KPI hiện đại là tích hợp phần mềm quản lý công việc giúp ghi nhận nhật ký hàng ngày và tự động tính điểm dựa trên ba tiêu chí chính: chất lượng thực hiện, thời gian hoàn thành và mức độ phức tạp. Mỗi công việc cần có sản phẩm đầu ra cụ thể – có thể là văn bản, báo cáo hoặc biên bản họp – được gắn với thời gian định mức và phân loại độ khó (nhóm A, B, C).

Khi người thực hiện đánh dấu hoàn thành trên hệ thống, phần mềm sẽ tự động cộng hoặc trừ điểm dựa trên việc công việc hoàn thành trước, đúng hoặc chậm hạn. Ví dụ, một báo cáo chuyên sâu hoàn thành trước thời hạn với mức độ phức tạp cao sẽ được cộng điểm thưởng tương xứng, trong khi việc trì hoãn giao nộp tài liệu cơ bản có thể dẫn đến trừ điểm.

Cơ chế này vừa khuyến khích tinh thần chủ động, vừa tạo ra công cụ minh bạch để lãnh đạo trực tiếp theo dõi và phản hồi ngay trên nền tảng, hình thành giám sát hai chiều giữa cấp trên và cấp dưới.

Ông Phan Điệp Đoàn cho rằng, để đảm bảo tính trung thực của dữ liệu, mọi thay đổi, phản hồi hay bình luận từ hai phía đều được lưu trữ và có thể truy xuất lịch sử. Việc tích hợp chữ ký số hoặc con dấu điện tử càng tăng cường độ tin cậy của sản phẩm đầu ra. Song song đó, cần định kỳ kiểm toán dữ liệu KPI để phát hiện những trường hợp “lách” hệ thống; khi phát hiện dấu hiệu gian lận, cán bộ sẽ bị nhắc nhở, xử lý hoặc huỷ bỏ kết quả chấm điểm. Nhờ vậy, chỉ số KPI không chỉ phản ánh sát thực năng lực và thái độ làm việc, mà còn là cơ sở pháp lý rõ ràng cho công tác khen thưởng, kỷ luật, đề bạt và luân chuyển nhân sự.

Về mặt lý luận, KPI (Key Performance Indicators) được hiểu là các chỉ số then chốt thể hiện mức độ hoàn thành nhiệm vụ và kết quả công việc so với mục tiêu đề ra. Một hệ thống KPI hiệu quả cần tuân thủ nguyên tắc thông minh. Cụ thể, hệ thống phải đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn rõ ràng. Chỉ số KPI phải phù hợp với đặc thù từng vị trí việc làm và được xây dựng từ sự tham gia thảo luận giữa chuyên gia, lãnh đạo và chính công chức đảm nhận nhiệm vụ. Thông qua đó, mục tiêu chung được chia nhỏ thành các đầu mối công việc rõ ràng, giúp công chức dễ dàng nắm bắt yêu cầu và tự đánh giá tiến độ.

Đi kèm với việc hoàn thiện ba cấu phần nền tảng – danh mục vị trí việc làm, bản mô tả công việc và khung năng lực – là công tác tư tưởng và tập huấn cần được triển khai đồng bộ. Từng công chức cần hiểu rõ ý nghĩa của KPI: không phải là công cụ “giám sát hành chính” mà là “tấm bản đồ phát triển” giúp họ nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu và định hướng cải thiện. Các buổi tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm, phân tích dữ liệu KPI và cách phản hồi ý kiến cũng góp phần giảm thiểu tâm lý đối phó hay phản kháng, đồng thời xây dựng văn hóa minh bạch, chịu trách nhiệm.

Theo chuyên gia Phan Điệp Đoàn, quá trình triển khai KPI nên được thực hiện theo lộ trình rõ ràng, bắt đầu từ giai đoạn thí điểm tại một số đơn vị, phòng ban hoặc địa phương đại diện. Ở bước này, nhóm thực hiện sẽ xây dựng mẫu KPI, vận hành thử hệ thống phần mềm, thu thập phản hồi và điều chỉnh các chỉ tiêu, giao diện cũng như quy trình. Sau khi đã hoàn thiện, có thể mở rộng áp dụng theo ngành, lĩnh vực và địa bàn khác. Cẩm nang hướng dẫn cùng quy chế vận hành cần được ban hành kèm theo để đảm bảo tính nhất quán. Đồng thời, cần định kỳ rà soát, cập nhật mức độ phức tạp và tiêu chuẩn đầu ra của từng loại công việc, tránh để chỉ số KPI trở nên lỗi thời hoặc dễ bị lạm dụng.

Một thách thức khác thường được cho là khó lượng hóa là các công việc mang tính hỗ trợ, giao lưu dân vận, giám sát, truyền thông hay tham mưu. Tuy nhiên, nếu mô tả công việc đủ chi tiết và xác lập định mức thời gian chuẩn (ví dụ: một buổi họp dân vận kéo dài 8 tiếng tương đương một đơn vị công việc nhóm B, vượt quá 10 tiếng cộng thêm hệ số 1,2), những nhiệm vụ này hoàn toàn có thể đo lường. Trên thực tế, toàn tỉnh đã thống nhất định mức thời gian cho hai nhóm công việc: quản lý – lãnh đạo và chuyên môn – kỹ thuật, tạo tiền đề cho việc mở rộng lượng hóa đối với các nhiệm vụ khác.

Theo ý kiến của chuyên gia Phan Điệp Đoàn, KPI cần được thiết kế như “tấm bản đồ phát triển thực chất” nhằm kích hoạt tiềm năng đổi mới, sáng tạo của công chức thay vì chỉ đơn thuần chấm điểm hành chính.

Ông nhấn mạnh: “Muốn đánh giá hiệu quả thực chất phải đi kèm hệ sinh thái hỗ trợ đồng bộ như số hóa quy trình, phân quyền rõ ràng và cơ chế minh bạch.” Điều này đồng nghĩa với việc không chỉ số hóa khâu thu thập dữ liệu, mà còn thiết lập cơ chế phân quyền hợp lý trên phần mềm, phân bổ trách nhiệm cụ thể và đảm bảo mọi thao tác đều minh bạch, có chứng cứ.

Về quyền hạn người đứng đầu, cần trao thẩm quyền rõ ràng trong luật pháp để họ có đủ cơ sở tổ chức nhân sự, xây dựng đội ngũ chất lượng cao và xử lý kịp thời những trường hợp yếu kém. Thực tế, tình trạng “tình nghĩa, nể nang, ngại va chạm” khiến nhiều cán bộ yếu thành vẫn tại vị, làm suy giảm hiệu năng bộ máy. Do đó, quy định pháp lý cần khắc phục bằng cách giao cho người đứng đầu quyền loại bỏ, luân chuyển hoặc đào tạo lại công chức chưa đáp ứng yêu cầu, đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung.

Bên cạnh đó, cơ chế thử thách và lựa chọn nhân tài cũng cần được thiết kế linh hoạt, nhất là với những vị trí đòi hỏi sáng tạo, tư duy đột phá. Người đứng đầu có thể đề xuất tuyển chọn, thuyên chuyển hoặc bổ nhiệm nhân tài, nhưng song hành với đó phải là các chỉ số giám sát và đánh giá khách quan, nhằm tránh lạm quyền và đảm bảo nhân tài thực sự phát huy hiệu quả công việc.

Một thành tố không thể thiếu trong hệ thống KPI công chức là chỉ số mức độ hài lòng của người dân – khách hàng của dịch vụ công. Việc khảo sát người dân có hai hình thức: đánh giá trực tiếp sau khi công chức hoàn thành nhiệm vụ cụ thể và khảo sát ngẫu nhiên hàng năm với mẫu người dân rộng khắp. Kết quả hai nguồn thông tin này được tổng hợp làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành, chất lượng phục vụ của từng cá nhân. Hệ thống kênh phản hồi trực tuyến, hotline và hộp thư điện tử cần được quản lý chặt chẽ, bảo đảm mọi ý kiến đều được tiếp nhận, xử lý và phản hồi kịp thời.

Nhìn chung, xây dựng KPI cho công chức theo vị trí việc làm là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính nhà nước, giúp đánh giá khách quan, minh bạch, đảm bảo sử dụng nhân lực hiệu quả và thúc đẩy văn hóa trách nhiệm, sáng tạo. Thành công không chỉ đến từ công nghệ số mà còn phụ thuộc vào hành lang pháp lý, cơ chế tổ chức, công tác truyền thông và văn hóa quản lý. Khi các yếu tố này hài hòa, hệ thống KPI sẽ trở thành “la bàn” định hướng phát triển năng lực và sự nghiệp của công chức, đồng thời tạo ra hệ sinh thái hành chính công phục vụ thực chất và lấy người dân làm trung tâm.

Phạm Tài