Từ khó chịu đến phản kháng thụ động

Trong nhiều môi trường công sở tại Việt Nam, việc nhắc nhở nhân viên thực hiện nhiệm vụ đúng hạn hay chỉnh sửa sai sót thường bị tiếp nhận với sự khó chịu. Ở cấp dưới, đó là biểu hiện của sự im lặng đối kháng, làm cho có lệ hoặc trì hoãn thêm. Ở cấp ngang hàng, là thái độ tránh né trách nhiệm, chuyển lỗi hoặc viện dẫn lý do cá nhân. Còn ở cấp quản lý trung gian, đôi khi phản ứng lại là việc “giữ miệng cho lành”, né việc va chạm vì sợ bị cho là soi mói.

Thái độ này không còn là cá biệt, mà đang dần trở thành một dạng văn hóa tiêu cực ngấm ngầm. Nó tạo ra một vòng luẩn quẩn: người nhắc mệt mỏi vì phải đôn đốc liên tục, người bị nhắc thì bực bội vì cảm thấy bị kiểm soát, còn công việc thì trôi tuột khỏi tiêu chuẩn chất lượng.

Nhắc nhở là một phần của quy trình chứ không phải xúc phạm cá nhân

Vấn đề sâu xa nằm ở sự nhầm lẫn giữa phê bình công việc và phán xét con người. Nhiều nhân sự xem lời nhắc là sự xúc phạm danh dự cá nhân hoặc biểu hiện của sự thiếu tin tưởng. Từ đó hình thành tâm lý thủ thế, tự vệ hoặc thụ động phản kháng. Trong khi đó, ở các tổ chức hiệu suất cao, nhắc nhở là một phần thiết yếu của quản trị. Họ xây dựng văn hóa phản hồi thường xuyên, kịp thời và minh bạch – nơi mọi người hiểu rằng phản hồi là vì mục tiêu chung, không phải chuyện cá nhân.

Việc không thể tiếp nhận nhắc nhở là biểu hiện của văn hóa làm việc thiếu trưởng thành. Nó dẫn đến việc trì trệ, tránh né lỗi sai và bóp nghẹt khả năng cải tiến quy trình. Đáng ngại hơn, nó khuyến khích sự trung bình hóa – nơi không ai dám đòi hỏi nhau đạt chuẩn cao hơn mức đủ dùng.

Muốn tăng năng suất phải dẹp bỏ tâm lý chống nhắc nhở

Để nâng cao hiệu quả làm việc, điều kiện tiên quyết là tái định nghĩa vai trò của nhắc nhở trong tổ chức. Cấp quản lý phải được quyền nhắc nhở rõ ràng, công khai và thường xuyên mà không sợ bị hiểu lầm hay cô lập. Đồng thời, tổ chức cần xây dựng quy tắc ứng xử lành mạnh cho phản hồi nội bộ, giúp nhân viên hiểu rằng được nhắc nhở là cơ hội để hoàn thiện chứ không phải bị bêu xấu.

Các công ty lớn trên thế giới như Amazon hay Toyota có nguyên tắc phản hồi ngay tức thì tại hiện trường, gọi là phản hồi 360 độ. Người Nhật thậm chí còn xem việc được sửa lỗi là một hình thức được quan tâm. Trong khi đó, ở nhiều nơi tại Việt Nam, người bị nhắc nhở lại thấy xấu hổ hơn là được hỗ trợ.

Nếu không thay đổi văn hóa ứng xử với nhắc nhở, chúng ta sẽ tiếp tục lãng phí thời gian vào việc làm lại, đính chính và vá víu. Và như thế, năng suất – dù có phần mềm hay KPI – vẫn chỉ là con số giả định.