Sáng 29/1, sau 1 ngày gửi hàng cho người nhà tại thành phố Đà Nẵng qua Bưu điện thành phố Hải Phòng, anh Nguyễn Văn Hải, ở phường Ngô Quyền thực hiện nhập mã bưu gửi để tra cứu hành trình bưu kiện. Anh Hải cho biết, từ lâu, việc gửi hàng và nhận hàng qua bưu điện đã thuận lợi cho khách hàng. Khi anh quét mã QR, hệ thống sẽ tìm đúng bưu cục gửi và thông báo vị trí, tiện lợi và giảm việc xử lý giấy tờ so với trước.

Đây không chỉ là trải nghiệm của cá nhân anh Hải mà còn phản ánh hướng phát triển dịch vụ số hoá của Bưu điện Hải Phòng nhằm rút ngắn thời gian giao dịch của khách hàng.

Thực tế tại Hải Phòng, khi thương mại điện tử phát triển và trong các đợt cao điểm như dịp cuối năm, nhu cầu chuyển phát bưu gửi tăng mạnh. Trung bình mỗi ngày, hơn 17.000 bưu gửi được vận chuyển qua hệ thống bưu cục, khối lượng hàng hoá khoảng 920 tấn/tháng trong mùa cao điểm 2025. Con số này tăng khoảng 20 - 30% so với bình thường do lượng đơn hàng trực tuyến tăng mạnh.

Chuyển đổi số tại Bưu điện Hải Phòng được triển khai ngay trong quy trình nghiệp vụ căn bản là xử lý chuyển phát bưu phẩm. Tất cả bưu gửi đều được gắn số hiệu mã vạch hoặc QR code, giúp hệ thống tra cứu, định vị, kiểm soát toàn bộ quá trình vận hành. Khi khách hàng đến gửi, hệ thống tạo mã số kỹ thuật và cập nhật ngay lịch trình vào cơ sở dữ liệu.

Nhờ số hoá, quá trình xử lý và điều phối đơn hàng nhanh hơn, giảm thiểu sai sót và giúp đội ngũ nhân viên khai thác vận hành hiệu quả hơn. Chị Bùi Thị Thúy, nhân viên khai thác vận chuyển hàng hoá tại Bưu điện Hải Phòng chia sẻ, việc sử dụng hệ thống công nghệ để quét mã bưu gửi, định vị GPS và cập nhật trạng thái ngay trong ứng dụng giúp nhân viên xử lý đơn hàng nhanh và chính xác hơn.

Thay vì sử dụng sổ sách và ghi tay, hiện nhân viên thao tác ngay trên thiết bị cầm tay để tiếp nhận bưu gửi bằng mã quét QR/Barcode cho phép đồng bộ dữ liệu ngay lập tức. Hệ thống cũng giúp theo dõi lộ trình bưu phẩm hàng bằng GPS thời gian thực, giúp cập nhật trạng thái vận chuyển ngay khi bưu tá di chuyển. Nhờ vậy, người gửi, người nhận đều có thể tra cứu trực tuyến, nhận thông báo tự động qua SMS/email khi bưu gửi được nhận, chuyển, phát thành công.

Tại các kho trung tâm hoặc bưu cục lớn, hệ thống số hoá phân loại theo mã vùng, loại hàng, độ ưu tiên, từ đó tự động phân tuyến vận chuyển. Điều này giúp tối ưu lộ trình xe, giảm thời gian lưu kho và rút ngắn thời gian giao hàng.

Theo ông Phạm Ngọc Tú, Phó Giám đốc Trung tâm Kinh doanh, Bưu điện thành phố, từ khi bưu gửi rời kho đến lúc phát, trạng thái luôn được cập nhật theo thời gian thực. Nhờ đó nhân viên và khách hàng đều có thể tra cứu bưu gửi đã đến trạm nào, đang trên xe hay đã giao cho bưu tá, dự kiến phát trong ngày.

Cùng với đó, các hệ thống quản lý “tracking” hiện đại giúp nâng độ chính xác dự báo thời gian giao hàng, giảm khiếu nại và tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Bưu tá cũng có thể sử dụng thiết bị di động ghi nhận phát thành công, chữ ký điện tử (nếu có) hoặc cập nhật trạng thái “đã giao” ngay lập tức. Tất cả kết quả thực hiện trong quy trình vận chuyển đều được đồng bộ vào hệ thống, tạo nhật ký giao hàng số minh bạch. Các dịch vụ gia tăng như phát tận tay, thu tiền tại nơi nhận (COD), hoặc thay đổi địa chỉ cũng được quản lý và xử lý qua nền tảng số nhằm tăng trải nghiệm khách hàng.

 Hiện nay, Bưu điện Hải Phòng mở rộng mạng lưới với 493 điểm phục vụ, 109 bưu điện phường, xã và bưu cục, tạo mạng lưới phát hành rộng khắp các xã phường, bảo đảm người dân dễ tiếp cận dịch vụ gần nhất.

Ông Đoàn Trung Tuyến, Phó Giám đốc Bưu điện thành phố Hải Phòng cho biết, năm 2026 là giai đoạn đẩy mạnh hiệu quả quản trị hiện đại và chuyển đổi số theo định hướng của ngành. Bưu điện Hải Phòng tổ chức lại quản lý sản xuất, tách biệt hai trung tâm lớn là Trung tâm Kinh doanh và Trung tâm Vận hành nhằm cải thiện chuyên môn hoá và năng lực đáp ứng thị trường.

Định hướng số hoá không chỉ dừng lại ở công nghệ giao nhận mà còn mở rộng tới quản trị dữ liệu khách hàng và bưu gửi thông qua hệ thống dữ liệu tập trung, tạo nền tảng cho AI và phân tích dữ liệu sâu. Bên cạnh đó, bưu điện triển khai giao dịch điện tử cho các dịch vụ bưu chính, như thanh toán trực tuyến qua ví điện tử và ứng dụng.

Mới đây, Bưu điện thành phố thực hiện tích hợp dịch vụ hành chính công, cho phép người dân gửi, nhận hồ sơ công trực tuyến và nhận kết quả ngay tại bưu cục. Điều này đánh dấu bước tiến mới trong mục tiêu xây dựng điểm giao dịch đa tiện ích, thân thiện, hiện đại. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và xây dựng hình ảnh Bưu điện ngày càng gần gũi với cộng đồng.

Thực tế cho thấy, không đơn thuần là áp dụng công nghệ, số hoá tại Bưu điện Hải Phòng còn là quá trình tái cơ cấu quản trị, mở rộng dịch vụ và kết nối dữ liệu xuyên suốt. Động lực này hướng đến mục tiêu lớn hơn, góp phần xây dựng xã hội số. Từ đó, phục vụ người dân, doanh nghiệp và chính quyền theo cách hiệu quả và thông minh hơn.

Thu Hằng