Quản trị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng làm nền tảng, bệ đỡ để các hoạt động chuyên môn sâu của các cơ quan được thực hiện trôi chảy.

Tại sao nên chọn ngành Quản trị văn phòng?

Nghe tên ngành nhiều người nhầm tưởng đó là một công việc tẻ nhạt với những công việc bàn giấy khô khan. Thực ra, ngành quản trị văn phòng lại mang đến nhiều cơ hội làm việc trong một môi trường năng động, hấp dẫn.

Quản trị văn phòng là việc thực hiện các công tác quản lý, điều hành các hoạt động hàng ngày của một tổ chức. Nhiệm vụ chính của quản trị văn phòng là quản trị được các nguồn lực của tổ chức và vận hành các hoạt động một cách hiệu quả, đúng kế hoạch; Giúp nhà quản trị/Lãnh đạo tổ chức, đơn vị có được thông tin chính xác, triển khai các hoạt động nhanh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao, kiểm soát, giảm thiểu rủi ro và xử lý nhanh tình huống phát sinh trong đơn vị.

Các nhiệm vụ cơ bản của quản trị hành chính văn phòng bao gồm: Quản trị các nguồn lưc, quản lý tài liệu, quản lý văn phòng, xử lý thông tin; hỗ trợ ban lãnh đạo, tham mưu lãnh đạo, giải quyết vấn đề hành chính, thúc đẩy văn hóa tổ chức và công việc khác.

Công việc của người quản trị văn phòng là làm hoạch định, tổ chức, kiểm soát các hoạt động của văn phòng từ hoạt động hàng ngày như hồ sơ, văn bản, tài sản, con người có liên quan đến vận hành tổ chức đơn vị. Do đó, khi trau dồi được những kỹ năng công việc, người làm công tác quản trị văn phòng thực sự trở nên “đa năng”.

Sở dĩ quản trị văn phòng là một ngành được thị trường lao động rất quan tâm bởi hành chính – văn phòng được xem là trung tâm đầu não, là đầu mối giao tiếp của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò điều phối và quản lý công việc của văn phòng hoặc toàn bộ đơn vị, có trách nhiệm quản lý tài liệu, văn bản và thông tin của tổ chức, hỗ trợ hoạt động của các bộ phận khác trong tổ chức; trực tiếp tham mưu và sắp xếp, chuẩn bị kế hoạch cho Lãnh đạo đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên văn phòng.

Chức năng cơ quản của quản trị văn phòng gồm chức năng tổng hợp đòi hỏi sự nhạy bén, nhanh nhẹn trong xử lý công việc, khả năng quan sát và bao quát công việc. Người ta thường ví, người làm tốt công tác hành chính văn phòng như là “siêu nhân biến hình” trong tổ chức bởi những nơi cần tham mưu, lập kế hoạch, sắp xếp sự kiện cho Lãnh đạo đều có mặt đồng thời vẫn đảm bảo tính kỷ luật của tổ chức, phối hợp nhịp nhàng cho các bộ phận.

"Đa kỹ năng, nhiều trải nghiệm" là sáu chữ phù hợp để nói về công việc quản trị văn phòng. Công việc cho nhân sự ở ngành này yêu cầu sự am hiểu sâu, rộng nhiều lĩnh vực, nắm bắt và xử lý vấn đề nhanh chóng.

Bên cạnh đó, quản trị văn phòng còn có chức năng quan trọng trong hỗ trợ điều hành, quản lý toàn văn phòng cùng ban lãnh đạo. Nhà quản trị hành chính văn phòng sẽ luôn trực tiếp báo cáo, tham mưu trực tiếp cho lãnh đạo đơn vị. Cụ thể lập kế hoạch, sắp xếp lịch công tác lãnh đạo của đơn vị; thông báo và triển khai cho các bộ phận liên quan cùng thực hiện, phối hợp thực hiện.

Sự kiểm soat công việc hành chính hàng ngày đảm bảo hoạt động của tổ chức được vận hành hiệu quả, đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đơn vị; nâng cao hiệu suất làm việc và phối hợp các bộ phận.

Chức năng hỗ trợ điều hành, quản lý toàn văn phòng cùng ban lãnh đạo, là cầu nối và kết nối. có chức năng lãnh đạo công việc và gắn với công tác hậu cần, phục vụ, hoạch định công việc cũng tạo cho bộ phận quản trị văn phòng luôn là bộ phận quan trọng trong tổ chức.

Học ngành Quản trị văn phòng thì có dễ xin việc không?

Việc xây dựng Chương trình đào tạo của ngành Quản trị văn phòng dựa trên phiếu khảo sát lấy ý kiến đóng góp của các chuyên gia, nhà quản lý trong lĩnh vực văn phòng. Đồng thời, chương trình đào tạo thường xuyên được cải tiến hằng năm để bắt kịp xu hướng thời đại công nghệ số giúp sinh viên tự tin khi đến với thị trường lao động.

Việc đào tạo đáp ứng cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn, nên sau khi tốt nghiệp sinh viên ngành Quản trị văn phòng có thể bắt tay vào làm việc ngay tại các cơ quan và doanh nghiệp mà không cần phải đào tạo lại (do đã có thời gian thực tập và làm việc tại cơ quan, doanh nghiệp trong suốt 4 năm học).

Mức thu nhập của người làm công việc Quản trị văn phòng 1 – 2 năm, có kinh nghiệm thường từ 8-12 triệu/ tháng và có nhiều cơ hội thăng tiến.

Kinh tế mở cửa khiến các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài vào Việt Nam cũng như số lượng lớn các doanh nghiệp được thành lập hằng ngày, hằng giờ ở nước ta luôn có nhu cầu lao động ngành quản trị văn phòng ngày càng cao. Đây là lý do sinh viên tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng ngày càng có nhiều cơ hội việc làm và thăng tiến.

Ngành Quản trị văn phòng ở Đại học Đông Á đã có thương hiệu

Ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Đông Á là một trong những ngành được đào tạo đầu tiên ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên cung cấp hầu hết nguồn lực cho cơ quan, tổ chức và hiện đang giữ các vị trí quan trọng trong các sở ban ngành, UBND các cấp, trường học từ tiểu học đến cao đẳng, đại học...

Nằm ở thành phố đáng sống và là một trong những thành phố có chỉ số cải cách hành chính PAR INDEX (Public Administration Reform Index) đứng đầu trong cả nước. Sinh viên ngành Quản trị Văn phòng có cơ hội được tiếp cận mô hình văn phòng hiện đại của chính phủ điện tử. Đồng thời tạo được tác phong làm việc chuyên nghiệp ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Điều đó khẳng định vị thế, thương hiệu của ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Đông Á trong nhiều năm qua.

Hiện nay đội ngũ giảng viên của ngành Quản trị văn phòng không chỉ có vốn hiểu biết rộng, chuyên môn chất lượng cao mà còn thường xuyên đi thực tế hướng dẫn cho sinh viên từ cơ quan, doanh nghiệp.

Đồng thời, chương trình đào tạo luôn được cập nhật, tham khảo mô hình giảng dạy, cách điều hành, thiết kế, tổ chức hoạt động văn phòng của các nước như Nhật, Singapore, Hàn quốc, Philippines... Ngoài ra, khoa còn có đội ngũ giảng viên thỉnh giảng là những người đã được đào tạo hoặc đảm nhận các chức danh như Chánh văn phòng, trưởng/phó phòng Hành chính – Tổ chức của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp.

Thông qua các hợp tác quốc tế, Trường Đại học Đông Á đã có nhiều sinh viên các Khoa, ngành trong đó có sinh viên Khoa Quản trị kinh doanh có cơ hội thực tập nghề nghiệp/ các chuyến trải nghiệm làm việc ngắn hạn (internship) tại nước ngoài. Các chuyến thực tập nghề tại Nhật Bản (làm việc ở tập đoàn 7-Eleven) hay Singapore (làm việc ở tập đoàn Empire Inc Holdings)... đều là cơ hội trau dồi chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và đa dạng trải nghiệm cuộc sống, văn hoá cho sinh viên.

Để trở thành một nhà quản trị văn phòng giỏi và được trọng dụng trong tương lai, các tân sinh viên cần chuẩn bị cho mình một quá trình học tập nghiêm túc với các tố chất và kỹ năng cần thiết, môi trường học có tính trải nghiệm cao, giúp bản thân có được bản lĩnh, tự tin. Hãy có khao khát lớn đối với đích đến trở thành một người thành công, bạn sẽ biết mình bắt đầu đặt bước chân đầu tiên ở đâu để đi đúng đường hiện thực hóa khao khát điều đó.

Bảo Hòa