Theo đó, thành phố sẽ tiến hành số hóa kết hợp với tổng sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã; hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn thành phố, bảo đảm dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng; nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng; tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch, hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ.

Đề án gồm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1, triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu của cơ quan trên địa bàn thành phố, sẽ tập trung triển khai các ưu tiên 1 và ưu tiên 2 là chỉnh lý, số hóa tài liệu khối Đảng và chính quyền cấp huyện và cấp xã. Giai đoạn 2, xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung thành phố, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với giai đoạn 1.

Đối với quy trình số hóa, đối tượng được số hóa là toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn thành phố có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng; đối với các tài liệu đã số hóa, đã bảo đảm chất lượng, không số hóa lại.

 Các cơ quan, đơn vị sở hữu dữ liệu đã số hóa có trách nhiệm bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố để đồng bộ về kho cơ sở dữ liệu dùng chung; đối với các tài liệu đã chỉnh lý, đã bảo đảm chất lượng, sẽ tiến hành số hóa, không chỉnh lý lại; đối với các tài liệu đã chỉnh lý, nhưng chưa đảm bảo chất lượng, gây khó khăn cho quá trình số hóa, sẽ tiến hành chỉnh lý lại với đơn giá phù hợp...

Đối với tài liệu khối chính quyền, hiện nay, các đơn vị đang thực hiện theo nhiều văn bản khác nhau, chưa có quy trình thống nhất. Thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố tham mưu ban hành quy trình tạm thời, áp dụng chung cho việc số hóa tài liệu của cả 3 khối Đảng, chính quyền, đoàn thể cho đến khi Trung ương ban hành các quy trình thống nhất.

Trong giai đoạn từ nay đến trước 30-6, đề xuất ưu tiên thực hiện số hóa đối với các tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu thường xuyên tái sử dụng tại khối Đảng và chính quyền của cấp huyện và cấp xã, ước tổng cộng tài liệu cần số hóa ở cấp huyện, xã trên địa bàn thành phố ước tính khoảng trên 92 triệu trang A4.

Về xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung, UBND thành phố yêu cầu phải bảo đảm các nguyên tắc chính là kho dữ liệu được xây dựng phải đặt tại Trung tâm dữ liệu chính của thành phố, chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan có thẩm quyền; nền tảng cơ sở dữ liệu phải được xây dựng theo hướng mở, dễ dàng tích hợp để đồng bộ và chia sẻ dữ liệu, có API dùng chung, cho phép kết nối nhiều hệ thống và nền tảng khác nhau…, hệ thống có thể tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công sức quản lý và nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu.

UBND thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố là cơ quan thường trực, tham mưu giúp UBND thành phố trong việc tổ chức triển khai thực hiện Đề án này. Đồng thời, chủ trì, tổ chức triển khai, làm chủ đầu tư thực hiện dự án số hóa tập trung và xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên toàn thành phố theo Đề án đã được phê duyệt, bảo đảm quy định pháp luật… 

Quỳnh Trang