Thực tiễn kinh nghiệm thẩm định đơn được các chuyên gia chia sẻ tại Hội thảo "Nâng cao chất lượng đơn đăng ký sở hữu công nghiệp, hướng dẫn thủ tục về sáng chế, nhãn hiệu" vừa diễn ra tại TP. Đà Nẵng. Sự kiện thu hút sự quan tâm lớn từ cộng đồng doanh nghiệp và các nhà quản lý lĩnh vực Khoa học và Công nghệ.

Lỗi phổ biến nhất trong đơn sáng chế

Phân tích về những thiếu sót thường gặp trong hồ sơ đăng ký sáng chế, bà Nguyễn Thị Thu Hiền, Trưởng phòng Đăng ký (Cục Sở hữu trí tuệ) cho biết, lỗi đầu tiên thường đến ngay từ khâu xác định chủ thể có quyền đăng ký. Thực tế cho thấy, nhiều tác giả tự ý đứng tên nộp đơn dù sáng chế được tạo ra theo nhiệm vụ được giao, hoặc cá nhân tự nộp đơn đối với công trình sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất của tổ chức.

Ngược lại, nhiều tổ chức đứng tên nhưng lại không có căn cứ chứng minh quyền đăng ký, thiếu tài liệu chuyển giao hoặc không xác định đầy đủ các đồng chủ thể. Sự nhập nhèm này dẫn đến hệ quả nghiêm trọng như tranh chấp quyền sở hữu, hồ sơ bị từ chối cấp bằng, thậm chí bị hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ sau khi đã ban hành.

Bên cạnh yếu tố chủ thể, thực tiễn thẩm định cũng cho thấy các thông báo dự định từ chối từ cơ quan quản lý thường xuất phát từ việc đơn không đáp ứng điều kiện bảo hộ hoặc lỗi kỹ thuật soạn thảo.

Nhiều hồ sơ bị đánh giá là thiếu tính mới và trình độ sáng tạo do người nộp đơn không tra cứu tình trạng kỹ thuật trước khi nộp. Hệ quả là giải pháp mang đi đăng ký thực chất đã được người khác công bố, hoặc đó chỉ là những cải tiến nhỏ thuần túy mang tính cơ học từ công nghệ đã biết như thay đổi kích thước, hình dáng, hay thay thế vật liệu tương đương.

Đặc biệt, lỗi bộc lộ không đầy đủ và thiếu tính rõ ràng trong bản mô tả diễn ra rất phổ biến. Nhiều người nộp đơn có xu hướng lạm dụng các thuật ngữ mơ hồ như “gần như”, “tương đối”, “thích hợp”, “hiệu quả cao” hay “tối ưu”. Việc thiếu thông số, thiếu ví dụ thực hiện hoặc phạm vi yêu cầu bảo hộ rộng hơn nội dung bộc lộ khiến giải pháp chỉ mang tính giả định, trái quy luật khoa học. Khẳng định về tiêu chí này, bà Hiền nhấn mạnh: “Một sáng chế bắt buộc phải hoạt động được trên thực tế chứ không thể chỉ tồn tại trên lý thuyết.”

Đơn nhãn hiệu: Đừng "lười" tra cứu và phân loại sai để phải làm lại

Tương tự như mảng sáng chế, phân khúc đăng ký nhãn hiệu cũng ghi nhận hàng loạt lỗi sơ đẳng từ khâu nộp đơn. Bà Vũ Thị Phương Giang, Trưởng phòng Nhãn hiệu số 3 (Trung tâm thẩm định nhãn hiệu - Cục Sở hữu trí tuệ) chỉ ra rằng, sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp là lựa chọn nhãn hiệu có khả năng phân biệt thấp hoặc hoàn toàn không có khả năng phân biệt. Do không tiến hành tra cứu trước trên hệ thống dữ liệu của Cục cũng như trên Internet, nhiều đơn đăng ký đã bị trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với các nhãn hiệu có trước, trùng địa danh, tên tổ chức hoặc trùng cả về mặt ngữ nghĩa.

Ở khâu hoàn thiện hồ sơ, các lỗi về hình thức cũng xuất hiện với tần suất dày đặc. Điển hình là việc đơn mô tả thiếu phần phiên âm hoặc dịch nghĩa, mô tả sai lệch màu sắc, không cụ thể. Đáng chú ý, việc phân loại sai nhóm hàng hóa, dịch vụ hoặc xây dựng danh mục không đủ chi tiết để định hình phân loại cũng là nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị ách tắc và trả lại.

"Hiến kế" từ chuyên gia: Chiến lược để hồ sơ "vượt vũ môn"

Để nâng cao chất lượng đơn đăng ký, tối ưu hóa thời gian và chi phí cho xã hội, các chuyên gia của Cục Sở hữu trí tuệ đã đúc kết các giải pháp trọng tâm cho từng nhóm đối tượng liên quan.

Đối với người nộp đơn sáng chế, bao gồm các doanh nghiệp, viện nghiên cứu và trường đại học, quy tắc vàng được đưa ra là “Tra cứu trước – nộp đơn sau – công bố sau”. Các chủ thể cần chủ động tra cứu tình trạng kỹ thuật qua các nguồn đối chứng như đơn đã công bố, bằng độc quyền, tài liệu khoa học và Internet để đánh giá sơ bộ khả năng bảo hộ trước khi xuống tiền đầu tư hồ sơ. Đồng thời, cần rà soát kỹ các căn cứ pháp lý như hợp đồng lao động, văn bản giao việc để xác định đúng chủ thể quyền, giữ bí mật tuyệt đối giải pháp cho đến ngày nộp đơn và ưu tiên sử dụng danh mục hàng hóa, dịch vụ đã được chuẩn hóa.

Đối với các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, chuyên gia khuyến nghị cần nằm lòng phương châm “Tư vấn tốt – tra cứu kỹ - soạn thảo chất lượng”. Các đơn vị này cần tập trung nâng cao năng lực phân tích tình trạng kỹ thuật, đánh giá rủi ro trước khi nộp đơn, đồng thời phát triển đội ngũ nhân sự chuyên sâu cả về luật lẫn chuyên môn kỹ thuật để nâng cao kỹ năng soạn thảo bản mô tả, yêu cầu bảo hộ.

Về phía cơ quan quản lý nhà nước, Cục Sở hữu trí tuệ cam kết sẽ tiếp tục hoàn thiện các quy định, hướng dẫn và quy trình nội bộ, tăng cường đào tạo, tập huấn cho người nộp đơn và các đại lý sở hữu công nghiệp. Thời gian tới, cơ quan quản lý sẽ đẩy mạnh phát triển cơ sở dữ liệu sáng chế cũng như các công cụ tra cứu, tăng cường trao đổi nghiệp vụ để bảo đảm tính thống nhất, nâng cao chất lượng thẩm định đơn.

Hội thảo khép lại với thông điệp về sự phối hợp đồng bộ giữa cơ quan quản lý, tổ chức đại diện và người nộp đơn, hướng tới cái đích chung cho các viện, trường và doanh nghiệp là: “Nghiên cứu tốt – bảo hộ sáng chế, nhãn hiệu sớm – khai thác hiệu quả”.

 Bảo Hòa