Lạm dụng bản sao công chứng

Thời gian qua, rất nhiều cơ quan, ban ngành luôn yêu cầu nộp bản sao công chứng khi thực hiện thủ tục hành chính, thậm chí một số cơ quan tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính tự đặt ra thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực (không tiếp nhận bản sao đã công chứng quá 3 - 6 tháng). Trong khi đó, tình trạng giấy tờ giả đang ngày càng phổ biến, hình thức vô cùng tinh vi đặt ra thách thức lớn với người làm công tác chứng thực. Đặc biệt hiện nay có nhiều cơ quan tham gia chứng thực giấy tờ nhưng chưa có sự kết nối, liên thông với nhau nên việc kiểm tra những trường hợp có dấu hiệu sai phạm gặp rất nhiều khó khăn.

Việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao công chứng không chỉ gây phát sinh kinh phí, tốn thời gian của người dân mà còn gia tăng áp lực cho các cơ quan chức năng. Theo số liệu thống kê, năm 2015, số yêu cầu công chứng bản sao là hơn 78 triệu bản, thì đến năm 2019 đã tăng lên hơn 102 triệu bản.

Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị khi tiếp nhận giấy tờ của người dân vẫn hiểu bản sao là bản photo đã được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc. Từ đây, quy định yêu cầu nộp bản photo có công chứng là quan điểm "bất thành văn”.

Trao đổi về vấn đề này, ông Diệp Năng Bình - Trưởng văn phòng luật sư Tinh Thông Luật cho biết, theo cách giải thích từ ngữ tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, “bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong bản chính. Như vậy, bản sao được chia thành 3 loại: Bản sao, bản sao chứng thực và bản sao được cấp từ sổ gốc. Bản photo từ bản chính (chưa công chứng) cũng được coi là bản sao. Bản photo công chứng là bản sao được cơ quan có thẩm quyền xác định là đúng, chính xác so với bản chính và có giá trị pháp lý cao hơn.

“Bản sao từ sổ gốc” là bản được cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

“Bản sao chứng thực” là bản được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định căn cứ vào bản chính để chứng thực là đúng với bản chính.

Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Bản sao được cấp từ sổ gốc” có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. “Bản sao được chứng thực từ bản chính” có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, hiện nay nhiều cơ quan yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp các bản sao có công chứng là đang lạm dụng và hiểu sai nghiêm trọng về các quy định hành chính.

Tại điều 6 của Nghị định 23/NĐ-CP: “Đối với trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trong trường hợp này, người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”.

Nguyên nhân từ đâu?

Hiện nay luật không có một văn bản nào quy định cụ thể thủ tục nào phải nộp bản sao và thủ tục nào phải nộp bản sao có công chứng. Đây chính là một trong những nguyên nhân mỗi cơ quan, ban ngành, địa phương sẽ có những yêu cầu, quy định riêng mặc dù Chính phủ đã ban hành nhiều nghị định, quyết định về giảm tải thủ tục hành chính.

Theo quy định của luật hiện hành, một số loại giấy tờ bắt buộc phải thực hiện công chứng mới có giá trị pháp lý.

Cụ thể: Hợp đồng mua bán, thế chấp, tặng cho nhà ở (trừ việc trao tặng nhà tình thương), quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền trên đất; hợp đồng chuyển nhượng nhà ở thương mại, quyền sử dụng đất (trừ trường hợp một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản); hợp đồng trao đổi tài sản; di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ, di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài; văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền trên đất.

Bên cạnh đó, luật cũng có quy định về các bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, gồm có: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chống phá; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Trừ trường hợp các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

Nhật Linh