Số hóa hồ sơ, tài liệu là quá trình sử dụng thiết bị công nghệ để chuyển đổi thông tin trong hồ sơ, tài liệu lưu trữ dạng giấy sang dữ liệu kỹ thuật số. Đây là chủ trương lớn của Bộ Công an nhằm thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” của Chính phủ, đồng thời là nhiệm vụ trọng tâm trong Đề án 06 về “phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025”. Công tác này không chỉ phục vụ hiệu quả việc tra cứu, khai thác thông tin nhanh chóng, thuận tiện mà còn là bước chuyển quan trọng từ phương thức quản lý truyền thống sang hiện đại, góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ huy…

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, lực lượng Công an không đứng ngoài cuộc. Số hóa hồ sơ, tài liệu được xác định là nhiệm vụ chiến lược, góp phần hiện đại hóa phương thức quản lý, tạo nền tảng cho xây dựng chính phủ số, xã hội số và công dân số.

Trước ngày 01/7/2025, Thanh Hóa là một trong những địa phương có số đơn vị hành chính đông nhất cả nước, chính vì vậy số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ rất lớn. Theo thời gian, số hồ sơ xuống cấp, mục nát, gây khó khăn cho việc tra cứu, bảo quản và đặc biệt là chia sẻ dữ liệu liên quan.Trước thực trạng đó, thực hiện chỉ đạo của Bộ Công an, cùng với lực lượng Công an cả nước, Công an tỉnh Thanh Hóa đã triển khai đồng bộ các giải pháp nhằm sớm hoàn thành công tác số hóa hồ sơ, tài liệu. Theo số liệu thống kê, tính đến ngày 10/12/2024, Công an tỉnh Thanh Hóa đã hoàn thành việc quét và số hóa 345.615 tập hồ sơ với 34.331.649 trang tài liệu, đạt tỷ lệ 100% tổng khối lượng hồ sơ cần xử lý. Trong đó, 100% hồ sơ phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính ở các lĩnh vực như xuất nhập cảnh, quản lý hành chính về trật tự xã hội, phòng cháy chữa cháy, đăng ký phương tiện giao thông… đều đã được số hóa đầy đủ, đồng bộ lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, giúp người dân không phải khai lại các giấy tờ đã có.

Mặc dù vậy, kể từ ngày 01/3/2025, khi không còn tổ chức Công an cấp huyện và từ 01/7/2025 thực hiện việc sáp nhập công an các xã theo tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, trên địa bàn tỉnh Thanh Hoá đã giảm từ 547 xã, phường, thị trấn xuống còn 166 xã, phường tương ứng với đơn vị hành chính cùng cấp. Sự thay đổi này đã khiến khối lượng hồ sơ, tài liệu của các đơn vị Công an cấp huyện, cấp xã phải bàn giao, tập trung lưu trữ tại Công an tỉnh tăng đột biến với 22.718 tập hồ sơ tương tương với khoảng 6 triệu trang tài liệu cần được lưu trữ.

Xác định vai trò đặc biệt quan trọng của công tác số hoá hồ sơ, tài liệu trong tiến trình chuyển đổi số, đó là nền tảng để xây dựng lực lượng Công an chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, sẵn sàng phục vụ Nhân dân nhanh hơn, tốt hơn, chính xác hơn. Để dạt được mục tiêu, số hoá toàn bộ hồ sơ, tài liệu ngay trong tháng 07/2025, Giám đốc Công an tỉnh đã chỉ đạo Phòng Hồ sơ nghiệp vụ chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng tham mưu, tổ chức đồng bộ, quyết liệt các giải pháp, tập trung mọi nguồn lực, trang thiết bị, phương tiện đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công tác số hoá hồ sơ, tài liệu với tinh thần: Không chậm trễ, không hình thức, không bỏ sót; tuyệt đối không để mất, thất lạc, hư hỏng hay xáo trộn tài liệu.

Theo đó, Công an tỉnh đã trang bị 100 máy scan, 100 hệ thống máy vi tính, hệ thống mạng đường truyền và nhiều thiết bị khác phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu. Phòng Hồ sơ đã huy động toàn bộ lực lượng và được tăng cường thêm 100 cán bộ, chiến sĩ từ các đơn vị Công an trong tỉnh để tổ chức thực hiện số hóa theo đúng quy trình: tiếp nhận hồ sơ, sắp xếp, chỉnh lý, quét scan, lập danh mục, nhập dữ liệu lên phần mềm chuyên dụng.

Với tinh thần trách nhiệm cao, chạy đua với thời gian, “Làm hết việc, không làm hết giờ”, cán bộ, chiến sĩ đã làm việc không kể ngày đêm, ngày nghỉ, phối hợp nhịp nhàng trong tất cả khâu từ giao nhận, hướng dẫn, đến xử lý sự cố kỹ thuật. Cán bộ, chiến sĩ trực tiếp thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại Phòng Hồ sơ Công an tỉnh đã nêu cao tinh thần trách nhiệm, nỗ lực, hoàn thành tốt nhiệm vụ, bảo đảm tuân thủ đúng quy trình, góp phần tích cực cho công tác số hóa diễn ra khẩn trương, hiệu quả.

Thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Giám đốc Công an tỉnh về đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ nghiệp vụ, Phòng Hồ sơ đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết phục vụ công tác. Trong quá trình thực hiện, khối lượng hồ sơ lớn, tài liệu phần lớn đã cũ, xuống cấp, bụi giấy nhiều gây độc hại cho sức khỏe, ảnh hưởng đến quá trình xử lý. Tuy vậy, các đồng chí được phân công nhiệm vụ số hóa luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, khắc phục mọi khó khăn, tăng thời gian làm việc phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Với tinh thần làm việc hăng say, tính đến hết ngày 10/7, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã hoàn thành số hóa 19.579 tập hồ sơ với 3.139.844 trang tài liệu, đạt 86,3% so với tiến độ. Với sự chỉ đạo quyết liệt, đầu tư kịp thời, cùng tinh thần quyết tâm, trách nhiệm cao của cán bộ, chiến sĩ, đợt cao điểm số hóa hồ sơ, tài liệu đang từng bước cán mốc quan trọng.

Đây không chỉ đơn thuần là một bước cải cách hành chính, mà là một bước tiến chiến lược trong việc xây dựng lực lượng Công an chính quy, tinh nhuệ, hiện đại. Đó là sự hoà quyện giữa truyền thống vì nước, vì dân của lực lượng Công an với tư duy công nghệ và hành động thời đại số. Tất cả vì một mục tiêu: Phục vụ Nhân dân nhanh hơn, tốt hơn, minh bạch hơn và hiệu quả hơn.

TH